主婦の「ついで作業」を見習い仕事にゆとりを作るコツの中で、ついで作業に関連して「メモをしっかりと取る」方法を紹介しましたが、さらに一歩進んだメモの活用方法をご紹介します。
- 思いつくことをそのままメモにしてボードに貼り付けていく
- 関連項目毎にメモを振り分けて纏める
- 項目別に分けたメモを起承転結に整理する
- それをもとに企画書や報告書等の文章を作成していく
まず、常日頃からメモをとるクセを付けておき、それを目に見える場所に張り出しておきます。メモを張り出しておくという方法は、アイディアやものの考え方をスピーディーに纏めるためにも役に立ちます。思いついたらすぐにメモを取り、後回しにしないようにしましょう。後回しにすればいいアイディアでも忘れてしまうものです。
そして、書き出したメモを、関連項目毎に分けます。関連項目は業種によって異なりますが、いつもこなしている業務を良く理解していれば、関係性が必ずあるということに気が付くと思います。
次に、項目毎に分けたメモを起承転結の順で並び替えます。アイディアに対して、「結」にあたるゴールや目標はがどこなのかを明確にし、その「結」に至るまでの道筋を、俯瞰逆算的な考え方でまとめていきます。
最後に、適切に並び替えたメモを元に、文章を作成していきます。すでに順序や関連性は纏められた後なので、文章を書くスピードがぐっと上がります。効率的に企画書や報告書をまとめることができますから、結果、時間にゆとりを生む事にもなります。資料を読む側にとっても、しっかりと組み立てられた文章となっているので、読みやすく頭の中に入りやすくなります。
一方、アイディアを頭の中に置いておくだけでは、文章を書きながらあれこれと考えつつアイディアをまとめ、順序や関連性を探しながら資料を作成していくことになります。当然、考えている間は手は止まっている状態になりますので、それをみた同僚や上司から、手が空いているならこの作業をやっておいて。といった具合に、資料の作成に横槍が入ってしまいます。こうなってしまうと、資料の作成に集中できなくなってしまいます。
メモをとる事で良い循環を作る
人間、疲れていてはいいアイディアも浮かんできません。日々の業務の中で、このようにしっかりとメモを取り、考えをまとめておくことは、後々の作業を効率的にし、精神的にもゆとりを生みます。
ゆとりが出てくれば、いいアイディアも浮かんでくるといった、良い循環を作っていく事ができます。そして、資料作成に追われるといったことも無くなり、疲れも溜まりにくくなるのです。
日々の業務に追われていて、忙しくてメモを纏める暇なんて無い・・・と言う前に、まずは実践してみてください。1ヶ月、3ヶ月、そして半年後になり、「なんだか仕事に余裕が出てきたな」と実感できる日がきっと来るはずです。日々のコツコツとした積み重ねが、長い目で見ると「疲れない」仕事を構築していく重要な手段となっていきます。