疲れを溜めない仕事の進め方でも書いたように、しっかりとしたスケジュールと予定を組んで、その通りに実行していたとしても、仕事の現場では予期しないような様々なトラブルが発生します。そして、そのような突発的なトラブルは得てして、特に疲れてしまうものです。
- パソコンが突然起動しなくなった
- 納品間近だった案件が、取引先の都合でやり直すことに・・・
- 電車や道路の事故で打ち合わせ時間に間に合わなくなる
- 任せていた相手が「大丈夫」というので、その言葉を信じていたら、大丈夫でなくなった
- 仕事を頼んでいた同僚が急病で会社に来れなくなった
など等、例を挙げていけば本当にキリが無い程、トラブルは突然やってきます。
突発的なトラブルは全てのスケジュールに影響する
そんな突発的な「事件」が起こるたびに、あちこちに駆け回る羽目になります。取引先へ電話し、スケジュールを組みなおし、仕事の内容を関係者に指示したり、資料を書き直したり・・・。明日、明後日、1週間後のスケジュールにまで影響を及ぼすことだってあります。せっかく立てたスケジュールを全て組みなおすことになるなんて、考えるだけでも疲れが溜まってしまいます・・・。
こんなことになるなら、初めからスケジュールなんて立てなければよかったと、気持ちが苛立ち、さらに疲れを感じてしまうことになるのです。
でも、思いつきで行き当たりばったりな仕事をするよりは、スケジュールをしっかりと立てて、計画を立てるほうが何倍も作業効率が上がり、疲労も少なくなるという話は、疲れを溜めない仕事の進め方でも説明したとおりです。
では、このような突発的なアクシデントに対して、どのように対応すればよいのか？
スケジュールに「遊び」を持たせる習慣を身につける
それは、予めスケジュールに「遊び」を組み入れておくことです。遊びの無いスケジュールでは、万一、その最中に何かしらのトラブルに遭遇してしまえば、前述したように全てのスケジュールが崩れてしまいます。
例としていくつか挙げてみます。まず、移動の際の電車。電車は様々な要因で遅延することがありますから、いつも余裕を持って、２，３本早めて現地へ向かうようにします。あまり電車を使わない人からみれば、そんな頻度で遅延しているのか？と思われるかもしれませんが、毎日のように電車を使うビジネスマンにとっては、電車の遅延には良く遭遇してしまうものです。
取引先が突然、時間の変更を連絡してくる場合もあります。30分程早めて来てほしい。とか、仕事が立てこんでいるので30分後に来て欲しい、といった具合です。
また、日帰りで予定していた出張にしても、取引先で商談が長引き、予想以上に時間を使ってしまったり、その出張先でも交通のトラブルに巻き込まれるかもしれません。このままでは予定していた電車の予約も取り直し、会社に戻ってからやろうと思っていた仕事も明日することになってしまう・・・。
このような場合であれば、はじめから出張先へ宿泊することにしておいて、他の時間を現地の取引先へ挨拶周りに行くとか、事前にアポを取って置いて数社を回るといった工夫で、より時間を有効に使うことができます。
普段の仕事においても時間の余裕を持たせる
普段の仕事においても、余裕を持った行動を心がけます。午後2時頃には片付けることができそうというのであれば、1時間余裕を持って午後3時まで作業時間をとります。
残業をすることになりそうな場合でも、まだ納期があるのならば、無理してその日のうちに片付けるのではなく、その日は早くに帰ってしまって休息にあてます。そして、次の日の朝から、出社時間を早めて作業を行なうほうが、より効率的に仕事を進めることができます。
残業時は集中力も下がって、一日の疲れが一番たまっている時間帯です。そんな時間帯に作業をしても、なかなか捗らないものなのです。逆に、早朝というのは疲れも取れて、集中力も上がってくる時間帯です。残業では4時間かかっていたかもしれない作業も、早朝なら1時間や2時間で終わってしまうという場合も多々あるのです。