企画書や報告書の作成に時間を取られない方法

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主婦の「ついで作業」を見習い仕事にゆとりを作るコツの中で、ついで作業に関連して「メモをしっかりと取る」方法を紹介しましたが、さらに一歩進んだメモの活用方法をご紹介します。

  • 思いつくことをそのままメモにしてボードに貼り付けていく
  • 関連項目毎にメモを振り分けて纏める
  • 項目別に分けたメモを起承転結に整理する
  • それをもとに企画書や報告書等の文章を作成していく

まず、常日頃からメモをとるクセを付けておき、それを目に見える場所に張り出しておきます。メモを張り出しておくという方法は、アイディアやものの考え方をスピーディーに纏めるためにも役に立ちます。思いついたらすぐにメモを取り、後回しにしないようにしましょう。後回しにすればいいアイディアでも忘れてしまうものです。

そして、書き出したメモを、関連項目毎に分けます。関連項目は業種によって異なりますが、いつもこなしている業務を良く理解していれば、関係性が必ずあるということに気が付くと思います。

次に、項目毎に分けたメモを起承転結の順で並び替えます。アイディアに対して、「結」にあたるゴールや目標はがどこなのかを明確にし、その「結」に至るまでの道筋を、俯瞰逆算的な考え方でまとめていきます。

最後に、適切に並び替えたメモを元に、文章を作成していきます。すでに順序や関連性は纏められた後なので、文章を書くスピードがぐっと上がります。効率的に企画書や報告書をまとめることができますから、結果、時間にゆとりを生む事にもなります。資料を読む側にとっても、しっかりと組み立てられた文章となっているので、読みやすく頭の中に入りやすくなります。

一方、アイディアを頭の中に置いておくだけでは、文章を書きながらあれこれと考えつつアイディアをまとめ、順序や関連性を探しながら資料を作成していくことになります。当然、考えている間は手は止まっている状態になりますので、それをみた同僚や上司から、手が空いているならこの作業をやっておいて。といった具合に、資料の作成に横槍が入ってしまいます。こうなってしまうと、資料の作成に集中できなくなってしまいます。

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メモをとる事で良い循環を作る

人間、疲れていてはいいアイディアも浮かんできません。日々の業務の中で、このようにしっかりとメモを取り、考えをまとめておくことは、後々の作業を効率的にし、精神的にもゆとりを生みます。

ゆとりが出てくれば、いいアイディアも浮かんでくるといった、良い循環を作っていく事ができます。そして、資料作成に追われるといったことも無くなり、疲れも溜まりにくくなるのです。

日々の業務に追われていて、忙しくてメモを纏める暇なんて無い・・・と言う前に、まずは実践してみてください。1ヶ月、3ヶ月、そして半年後になり、「なんだか仕事に余裕が出てきたな」と実感できる日がきっと来るはずです。日々のコツコツとした積み重ねが、長い目で見ると「疲れない」仕事を構築していく重要な手段となっていきます。

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慢性的な疲れを抱えている人へ

一つの会社に一生を捧げるのも良いですが、体を壊す前に転職も考えてみましょう。リクナビNEXTのスカウト登録を行っておけば、希望の条件に適した企業からのオファーが届きます。採用側も、まずはリクナビに登録しておけば人材が確保できると考えています。

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